Política de tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento es Liceo Kabod — Colegio Cristiano San José del Guaviare, con domicilio en San José del Guaviare, Guaviare, Colombia. Corresponde a la institución determinar qué datos se recogen y con qué finalidad; el presente portal constituye únicamente el medio a través del cual se realiza dicho tratamiento.

El portal comprende dos ámbitos de acceso: uno público, en el que el acudiente consulta e informa sobre su acudido sin necesidad de registrar una cuenta, y uno interno, al que los docentes y directivos ingresan con usuario y contraseña.

Estos datos no se venden, no se ceden a terceros con fines comerciales y no se usan para publicidad ni para elaborar perfiles ajenos a la función educativa. Solo se entregan a una autoridad cuando una norma o una orden judicial lo exija.

A diferencia de los demás módulos, en los que el acudiente únicamente consulta información, en el reporte de ausencias es él quien la suministra: la descripción que redacta, los soportes que adjunta y su firma. Por tal razón, el tratamiento de cada uno se detalla a continuación.

• La descripción es de texto libre y su diligenciamiento es opcional. Se recomienda consignar únicamente lo necesario para justificar la inasistencia; no se requiere detallar diagnósticos ni situaciones familiares.
• La entrega de soportes es facultativa. Se admiten imágenes, archivos PDF y documentos de Word hasta 15 MB. Se almacenan en un repositorio privado, no publicado: carecen de dirección pública, no pueden listarse desde el exterior y no son indexados por buscadores. Cuando un docente autorizado consulta uno, el sistema genera un enlace temporal que caduca a los diez minutos.
• La firma se captura como una imagen del trazo y queda asociada exclusivamente al reporte en que se suscribe.
• Acceso: los docentes y directivos de la institución que cuenten con el permiso de gestión de ausencias. El acudiente accede a su propio historial, en el cual los soportes se relacionan sin enlace de descarga.
• Conservación: los soportes y la firma se conservan durante el año escolar en curso; al cierre del año lectivo se eliminan, salvo los que sustenten una decisión académica o disciplinaria del estudiante.

Una incapacidad, un certificado médico o cualquier referencia al estado de salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581). Entregarlos es facultativo: usted no está obligado a adjuntarlos y, en caso de no hacerlo, la institución valorará la excusa con la información restante. Al adjuntarlos, autoriza de manera expresa su tratamiento con el solo efecto de verificar la inasistencia.

Los titulares de la mayor parte de esta información son menores de edad. Su tratamiento se hace atendiendo al interés superior del niño y al respeto de sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581). La autorización es otorgada por el padre, la madre o el acudiente que ejerce la representación legal, quien suscribe el reporte.

• Cifrado en tránsito y en reposo. La información se transmite cifrada entre el dispositivo del usuario y los servidores (HTTPS), y el proveedor de infraestructura almacena cifrados la base de datos y los archivos.
• Consulta limitada a un solo estudiante. El portal público no tiene acceso directo a las tablas: cada consulta se tramita mediante una función que exige el identificador exacto del estudiante y devuelve únicamente sus registros. No es posible obtener un listado de los demás.
• Código de acceso del acudiente. Se almacena cifrado mediante un algoritmo de un solo sentido y se verifica dentro de la base de datos; no puede ser consultado por la institución ni por el administrador de la plataforma.
• Soportes en almacenamiento privado. Carecen de dirección pública y solo resultan accesibles al personal autorizado mediante enlaces firmados con vigencia de diez minutos.
• Permisos por rol. Cada docente accede únicamente a la información que su cargo requiere; la restricción se aplica en la propia base de datos, sobre todas sus tablas, y no solo en la interfaz.
• Control de accesos automatizados. La identificación de un estudiante exige superar una verificación antirrobots (CAPTCHA), y la consulta se bloquea de forma temporal tras varios intentos fallidos de código.
• Anotaciones internas. Las anotaciones de seguimiento marcadas como internas son de uso exclusivo del equipo docente y no se muestran en ningún caso en el portal del acudiente.

Ninguna medida de seguridad elimina por completo el riesgo. Si advierte un acceso indebido o recibe información que no corresponde a su acudido, se solicita informarlo a la institución para su atención.

La institución se apoya en proveedores de infraestructura en la nube que actúan como encargados del tratamiento: alojan la aplicación, la base de datos y los archivos siguiendo sus instrucciones y sin usar la información para fines propios. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia, en países que ofrecen niveles adecuados de protección, lo que constituye una transmisión internacional de datos en los términos del artículo 26 de la Ley 1581, amparada por la autorización que usted otorga y por el contrato con cada proveedor.

Los soportes y la firma de las ausencias se conservan durante el año escolar en curso; al cierre del año lectivo se eliminan, salvo los que sustenten una decisión académica o disciplinaria del estudiante.

La información académica y de convivencia (anotaciones de seguimiento, calificaciones y boletines) se conserva mientras el estudiante permanezca vinculado a la institución y, en adelante, durante el término que exijan las normas de archivo educativo, por constituir el sustento de su historia académica.

Como titular, o como representante legal del estudiante, usted puede:

• Conocer qué datos reposan en la institución sobre su acudido y qué uso se les da.
• Actualizarlos y rectificarlos cuando resulten incompletos, inexactos o desactualizados.
• Solicitar su supresión, o revocar la autorización otorgada, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Ser informado del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante la institución.

La revocatoria de la autorización o la supresión de un soporte no elimina el registro de la inasistencia, por cuanto el control de la asistencia escolar constituye un deber legal de la institución. La supresión recae sobre el respaldo documental aportado de forma voluntaria.

La presente política rige desde el 7 de septiembre de 2026 (versión 1.0) y se mantiene vigente mientras la institución trate los datos aquí descritos. Toda modificación sustancial se publicará como nueva versión en esta misma página y dará lugar a solicitar nuevamente la autorización en los formularios afectados. Cada reporte de ausencia conserva la versión que se encontraba vigente al momento de su envío.